Actividad 3 Herramientas de la Planificación

Autoras Yurancy Serrano

Heidi Peña

Nievian Oropeza

ACTIVIDAD 3

Herramientas para la planificación

Es bastante complejo hablar de la herramientas para la planificación ya que es usadas en las organizaciones para planificar la forma de gestionar procesos o proyectos ella  permiten organizar y estructurar de manera transparente y eficaz la reflexión colectiva sobre las apuestas y retos de futuro y además de analizar cómo se puede evaluar las diferentes opciones estratégicas, por lo tanto podemos decir que la  planificación es una metodología para la toma de decisiones que nos da alternativas,  para escoger, y así  de esta manera definir textualmente la Planificación Estratégica: según, Steiner  “que es un proceso continuo y sistémico que relaciona el futuro con las decisiones actuales en el contexto de cambios situacionales y que se expresa en la formulación de un conjunto de planes interrelacionados”..

Ahora bien, La prospectiva estratégica pone la anticipación al servicio de la acción, difundiéndose en las empresas y las administraciones y se puede entender que su objetivo es proponer las orientaciones y las acciones estratégicas apoyándonos en las competencias de la empresa en función de los escenarios de su entorno general y competitivo.

Siguiendo el mismo orden de ideas se nos habla del escenario que  nos hace entender   la descripción futura  hacia un camino de acontecimientos que permiten pasar de una situación original a otra futura valga la redundancia en donde se toma en cuenta  cinco condiciones: pertinencia, coherencia, verosimilitud, importancia y transparencia. Por ese motivo las herramientas de planificación nos pueden servir para dos cosas:

– Para facilitar y estandarizar la metodología de planificación de proyectos, actividades y tareas.

– Para ayudar a diseñar productos, procesos y servicios según los requisitos y funciones previstas en el futuro. de  ese modo  aplicar la matriz FODA, que no es otra cosa que consiste en una matriz de 2×2 donde en cada una de sus celdas se analizan las Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades de un proyecto y esto se realiza con el propósito del analizar y conocer la situación en el mercado de una empresa, o bien, para  ayudarnos a decidir sobre la viabilidad de una idea o proyecto. Cuando hablamos de matriz de crecimiento entendemos que tiene como finalidad de  ayudar a decidir los diferentes enfoques para distintos negocios que nos da la posibilidad  de tomar decisiones concretas vinculadas con el desarrollo del mismo ya sea por medio de graficas u otros medios.

La matriz de priorización o matriz multicriterio es una herramienta verbal que se utiliza para evaluar distintas opciones puntuales respecto a criterios de interés para un problema, de manera Para elaborar y utilizar la matriz de priorización debemos seguir rigurosamente los siguientes pasos a los que voy a copiar textualmente para seguir la secuencia de lo escrito:

- Primer paso

 Elaborar una lista con las opciones del problema a calificar.
- Segundo paso

 Escoger criterios.
- Tercer paso

 Diseñar la matriz señalando las opciones y los criterios.
- Cuarto paso

Establecer un baremo para evaluar las diferentes opciones.
- Quinto paso

 Otorgar a cada opción un valor, resultado de operar las calificaciones de cada criterio.
- Sexto paso

 Valorar los resultados. Esto nos permite dejar en claro las ideas que debemos plantear del problema al realizar un proyecto. 

La matriz de impacto cruzado, tiene como finalidad  de ver objetivo a  evaluar los efectos del impacto o consecuencia de un determinado proyecto Asimismo, estimula a la toma de decisiones a examinar su abanico de opciones y opiniones dadas con respecto al impacto que tiene cada uno de las variantes. Ahora bien a medida que avanzamos en cada unos de las matrices entendemos el porqué del árbol de problemas nos permite registrar y organizar la problemática que intentamos resolver o investigar con mayor profundidad que permite identificar nuestra causa y efecto vinculado al realizar el proyecto, además que es una herramienta que nos permite a los involucrados del proyecto, ver de manera clara los objetivos  así  como también plantear estrategias para cumplirlas. Existen tres fases en el proceso de análisis  a los que tomare textualmente para dar mejor compresión de lo antes dicho: (1) identificar los aspectos negativos de la situación existente y colocarlos en el árbol de problemas, incluyendo sus “causas y efectos”;(2) elaborar el árbol de objetivos, que es tan solo la inversión de los problemas en objetivos; y (3) determinar el alcance del proyecto en el análisis estratégico.

El cuadro de mando integral (CMI) nos ayuda a ampliar nuestros conocimientos cuando ejecutamos un proyecto ya sea una micro o macro empresa o en el caso que vayamos a desarrollar algún otro trabajo que no sea dirigido con esa visión  por eso motivo se denomina gestión empresarial muy útil para medir la evolución de la actividad de una compañía y sus resultados, desde un punto de vista estratégico y con una perspectiva general. Para Gerentes y altos cargos la emplean por su valor al contribuir de forma eficaz en la visión empresarial, a medio y largo plazo es por eso que se dan a conocer unas perspectiva que se plantean según a lo vayamos a desarrollar según el proyecto planteado sea dirigido a un tipo de negocio o empresa y así resulte operativo y funcional.

En resumen, según los conocimientos adquiridos tomamos como   ejemplo una empresa de distribución de producto de ropa intima o prendas intimas, llamada EUFORIA 2016 y organizamos la elaboración del cuadro de mando integral (CMI) en donde analizaremos la visión y misión, las razones de su existencia y prioridades al cliente al que vamos a servir o prestar el servicio y hacer un análisis interno y externo para la clave de nuestro éxito ver las causa y efectos que impacta en el   mercado y definir  los objetivos estratégicos  en donde nuestra misión y visión,  en este caso sería;¿A dónde queremos llegar  y como lo vamos a lograr? es por eso que aquí entra la matriz FODA que nos orienta según este cuadro:                                                                                                                                                                                                               

                                           F          O

 

                                     D         A

Debilidades: que tienen que ver con la falta de  suficiente espacio para el almacenamiento de nuestras prendas intimas.

-Carencias de un buen manejo de inventario y despacho en las tiendas.

Fortaleza: el reconocimiento en el mercado nacional por nuestra variedad. 

 -Tiendas de distribución  ubicadas estratégicamente para la  exhibición de la misma.

Amenazas: las decisiones de un proveedor para su distribución por catálogos.

-La entrada de nuevos competidores.

Oportunidades: obtener la distribución de otros diseños adicionales.

Ampliar el catalogo de nuestras prendas intimas y eficiencia en la marca y calidad.

Cuando ya realizamos nuestra FODA  podemos ver con más claridad los factores internos y externos que nos identifican las estrategias y congruencia de la acción a  ejecutar tomando en cuenta los recursos que existan y así facilitando nuestra planificación estratégica tomando en cuenta nuestra matriz FODA elaborada anteriormente, según nuestra visión y misión un ejemplo de nuestro factores internos y externos son:

-que nuestras tienda no cuenta con el almacenamiento de espacios amplios.

.carencia del producto o materia prima adecuada para el desarrollo o elaboración.

-carencia de bienestar, incentivos, motivación y crecimiento que genera sentido de pertenencia en los colaboradores (empleados, obreros etc).

-debilidad del manejo adecuado de inventarios y distribución.

-la falta de recursos humanos (RRHH) para la capacitación del personal para mejorar su competencia.

Con esta matriz de evaluación de los factores internos y externos podemos sacar la matriz de ponderación en donde se toma en cuenta el resultado de lo ponderado, la clasificación de ambos factores según el resultado obtenido se hace una multiplicación de lo ponderado y la clasificación y se obtiene el resultado ponderado  tomando en cuenta la fortaleza y oportunidades más destacadas se realiza la relación de causa y efecto que nos ayuda a atacar y dar la guía de cómo poder solucionar una causa y encontrar un efecto y aplicación de cada una de las diferentes perspectivas llevándonos a la relación de causa y efecto que ayuda a una empresa a lograr los objetivos e iniciativa:

Perspectiva financiera: Disminuye los costos.

                                                  Llegan al aumento de rentabilidad.

Perspectiva de mercado:   Ofrece beneficios         oferta de catalogo.

                                                                       Llama la atención de los clientes. la reducción del tiempo de facturación.

Perspectivas  de proceso: mejora el sistema de desarrollo y su eficiencia.

Perspectiva de aprendizaje: fortalece las competencias.

                                                          Fortalece alineamiento del personal.

El cuadro de mando integral (CMI) muestra algunas de  las estrategias mostrando de forma continua, cuando la empresa y empleados alcanzan los resultados definidos.  

PERPECTIVA	OBJETIVOS	INDICADORES	METAS	INICIATIVA
FINANCIEROS	Crecimiento rentable de las prendas intimas	Para el 2016 las ventas $ 2000 ventilados en un 20%	Para el 2026mercado bruto en 40% y la utilidad máxima $6000	Implementar proyectos mercadentilista
CLIENTES	Buscar canales de distribución de entrega a tiempo y sin problemas a los clientes	Pedidos de devueltos y nota de crédito	O% las devoluciones	Comunicación constante
PROCESO	Implementar proceso de crecimiento	Relación de inventario	Cumplir en un en tiempo récor no más de 45 días el inventario de prendas intimas	Definir con el comité de ventas y finanzas las ventas
DESARROLLO	Incursionar en loa rutas para la distribución	Informe de ventas	Participación en los canales o medios de comunicación la presentación de la ventas	Utilización de pagina web, eslogan para los consumidores etc.